Die Hauptaufgabe eines Family Office ist die Betreuung eines großen Familienvermögens im Sinne alle betriebs- und finanzwirtschaftlichen Fragestellungen für Vermögensentwicklung und Vermögensschutz. Wie Christoph Weber, Family Officer aus Düsseldorf und Vorstandsvorsitzender des Verbandes unabhängiger Family Offices, im Aufsatzband „Das Family Office: Ein Praxisleitfaden“ schreibt, steht das Family Office dafür, „Zufriedenheit und Entspanntheit des Vermögensinhabers“ herzustellen. Dazu gehöre auch der „Bereich der privaten Lebensführung und des täglichen Bedarfs“: Der Vermögensträger erkenne dabei die Vorteile, sich und seine Familie zunehmend von „unbequemen oder zeitraubenden Aufgaben zu befreien: Er kann sich stärker auf Aufgaben im eigenen Unternehmen oder auf Hobbys und Freizeitaktivitäten konzentrieren“.


In unterschiedlichen Lebensbereichen betreuen

Landläufig werden solche Aufgaben, die nicht unmittelbar das Vermögensmanagement betreffen, als Convenience-Services bezeichnet. Für Christoph Weber sind die Übergänge zwischen dem Bereich der Vermögensverwaltungssteuerung und der Betreuung in den privaten Lebensbereichen oft fließend. So könne ein Family Office für eine Familie zahlreiche Aufgaben übernehmen, um diese in den unterschiedlichen Lebensbereichen zu entlasten. Dazu zählen für den Vorstandsvorsitzenden des Verbandes unabhängiger Family Offices beispielsweise die Buchung von Dienstreisen, entsprechenden Unterkünften und privaten Reisen, die Anmeldung bei berufsbedingten und privaten Veranstaltungen, die Koordinierung von Chauffeurservices oder auch das Recherchieren von Ärzten, Schulen und sonstigen Dienstleistungen nebst der Terminkoordination.

Ein ähnliches Leistungsspektrum bietet beispielsweise auch das Hamburger Family Office Agusta an. „Wir entlasten unsere Mandanten, indem wir die Organisation von Reisen übernehmen, Versicherungen optimieren und bei der Organisation und Auswahl von Angestellten im häuslichen Bereich unterstützen. Wir koordinieren Dienstleister bei selbstgenutztem Wohneigentum und privaten Ferienimmobilien im In- und Ausland, unterstützen bei Kaufentscheidungen und übernehmen allgemeine Sekretariats- sowie Archivierungsaufgaben.“


Schutz der Privatsphäre

Der Düsseldorfer Family Officer Peter Brock, der ausgewählte Familien betreut, betont, dass ein Single Family Office letztendlich stets im Dienste der Familie tätig sein und all diejenigen Aufgaben übernehmen sollte, die die Familie nicht selber machen möchte beziehungsweise kann und die sie nicht an externe Dienstleister ausgliedern möchte. Gründe dafür könnten der Schutz der Privatsphäre oder besondere Anforderungen an die Vertraulichkeit oder Sicherheit der Familie sein. Er gibt dafür ein konkretes Beispiel: „Natürlich könnte auch eine vermögende Familie ihre Urlaubsreise in einem normalen Reisebüro buchen. Aber dabei könnte gegebenenfalls die physische Sicherheit der Familie in Gefahr sein, wenn zu viele externe Personen über die Reisegewohnheiten der Familie erfahren. Ebenfalls könnten dadurch die Abwesenheitszeiten der Familie bekannt werden, was wiederum ein weiteres Risiko darstellen kann.“


Frage nach Insourcing oder Outsourcing

Peter Brock ist der Ansicht, dass es durchaus Sinn ergeben könne, dass solche Dienstleistungen ins Family Office integriert würden, wenn sie öfter gebraucht würden. Dort könnten sie im Sinne der Familie kompetent erledigt werden. Der erfahrene Family Officer weiß aber auch: „Die Frage nach Insourcing oder Outsourcing ist auch in diesem Bereich nach Qualitäts- und Kostenkriterien abzuwägen. Das gilt für Convenience-Services genauso wie für viele andere Dienstleistungen, die ein Family Office erbringen kann, beispielsweise in Reporting und Controlling. Insofern muss der Vermögensinhaber gemeinsam mit dem Family Office entscheiden, welche Aufgaben von diesem übernommen werden und welche doch ausgegliedert werden können.“

Diese Auffassung vertritt auch Christoph Weber in seinem Aufsatz: „Die Möglichkeit, bestimmte Aufgaben, die den privaten Lebensbereich der Familie betreffen, an das Family Office zu delegieren, mag seitens der Familie als Erleichterung empfunden werden. Aber nicht immer wird die Beauftragung des Family Offices in solchen Fällen zu optimalen Ergebnissen führen: So haben die Family-Office-Mitarbeiter vielleicht nicht die Qualifizierung, um vollumfänglich alle Services effizient zu erbringen (ein Buchhalter ist eventuell nicht der beste Reiseplaner).“

Zudem sei das Honorar eines Family Officers in der Regel viel zu hoch für Concierge-Leistungen. Für diese Tätigkeiten sollten deshalb Mitarbeiter aus dem Back Office eingesetzt werden. Außerdem gehe die Zeit, die der Family Officer für private Serviceleistungen aufgewendet, natürlich von der Vermögensbetreuung ab. Vermögensinhaber sollten sich daher die Frage stellen, was sie wollen und (auch gemeinsam mit ihrem Berater) entscheiden, welcher Weg der richtige für sie ist.